Przyjęcie nowych pracowników do firmy tylko pozornie jest równoznaczne z końcem procesu rekrutacji. Kiedy kandydaci wchodzą w wewnętrzne struktury firmy, następuje wieloetapowa procedura adaptacji, polegająca na przystosowaniu się do nowych warunków. Ten moment jest dla pracodawcy newralgiczny, ponieważ może on ukształtować w pracownikach wymagane postawy, wdrożyć ich w działalność firmy i przekazać im odpowiednie wzorce zachowań.

Odpowiednio zaplanowany system adaptacyjny dla nowych pracowników, może przynieść wiele korzyści dla organizacji. Najważniejszą zaletą jest osiągnięcie wysokiej efektywności pracownika w jak najkrótszym czasie oraz wzrost jego motywacji wraz ze wzrostem poziomu przynależności do firmy. Kolejnymi korzyściami dla pracodawcy jest znaczne zmniejszenie rotacji kadr w firmie oraz poprawa atmosfery pracy i stosunków międzyludzkich, owocująca lepszymi wynikami pracy.

Adaptacja krok po kroku

Proces wprowadzania pracownika do firmy rozpoczyna się zazwyczaj od zapoznania go ze strukturą organizacji. Kolejnym krokiem jest klarowne wyjaśnienie zakresu zadań pracownika oraz oczekiwań kierownictwa w kwestii tempa i poziomu jego pracy. Niezbędne jest również przedstawienie pracownika zespołowi.
W celu usystematyzowania dotychczasowej wiedzy, konieczne jest zastosowanie podziału na etapy wdrażania nowego pracownika w funkcjonowanie firmy. Można wyróżnić cztery fazy adaptacji:

1.Przekazanie najważniejszych informacji o firmie
Podczas tego etapu pracownik musi zostać zapoznany z wizją i misją przedsiębiorstwa, kulturą organizacyjną firmy, a także celami strategicznymi przedsiębiorstwa. Pracodawca powinien mu także przekazać informacje na temat historii firmy oraz jej obecnej pozycji ekonomiczno - gospodarczej.

2.Przekazanie informacji o zasadach panujących w firmie
Aby uniknąć nieporozumień wynikających z niewiedzy pracownika, należy od momentu jego wstąpienia w strukturę organizacji wyjaśnić mu zasady panujące wewnątrz niej. Nie można pominąć żadnych spośród wymienionych kategorii: system wynagrodzeń, zasady normujące czas pracy, system motywacyjny, zabezpieczenia socjalne.

3.Określenie zadań pracownika
Wielokrotnie zdarza się sytuacja, w której nowoprzyjęty pracownik nie wypełnia należycie powierzonych mu zadań. Najczęściej nie jest to wina jego niekompetencji, a braku komunikacji pomiędzy kierownictwem a zatrudnionym. Dlatego niezbędne jest jak najdokładniejsze przedstawienie pracownikowi jego zadań oraz zakresu odpowiedzialności. Podczas rozmowy pracodawca powinien także przedstawić instrukcje dotyczące sposobów realizacji zadań.

4. Przedstawienie współpracowników
Na koniec procesu adaptacyjnego nowoprzyjęty pracownik powinien zostać przedstawiony zespołowi. Moment ten jest odpowiedni na krótkie zaprezentowanie obowiązków każdego z nich, aby nowicjusz wiedział, do kogo zwrócić się w razie zaistniałego problemu.

Kto za to odpowiada

Każda firma musi sama opracować system adaptacyjny. W małych organizacjach, w których przepływ informacji jest szybki i sprawny, nieformalne rozmowy w kuluarach oraz przydzielenie pracownikowi mentora będącego osobą kontaktową w sprawie jakichkolwiek wątpliwości jest zupełnie wystarczające. W dużych przedsiębiorstwach podzielonych na działy i segmenty konieczny jest szczegółowo dopracowany system wdrażania pracowników określający kanały komunikacji, harmonogram przekazywania wiedzy oraz kamienie milowe procesu.
Proces adaptacji pracowników jest niezwykle ważny z punktu widzenia pracodawcy. Jego odpowiednie zaprojektowanie może przynieść znaczące korzyści. Niezależnie od branży czy rodzaju działalności, proces ten powinien przebiegać w atmosferze życzliwości i otwartości. Jedynie w takich warunkach będzie możliwe sprawne i efektywne wdrożenie pracownika w funkcjonowanie firmy.


Martyna Wilk, HR manager, ConQuest Consulting

www.conquest.pl